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法人を設立するにあたっては、法人登記の手続きが法律で義務付けられています。
しかし、一人会社や大きなオフィスを必要としない会社であれば、本店所在地として登録する住所に困ることは少なくありません。
そのような場合に便利なのが、レンタルオフィスやバーチャルオフィスです。
本記事では、起業時の法人登記でレンタルオフィスやバーチャルオフィスを利用するために知っておきたい情報をお伝えします。
法人登記の住所をどうするのか困っている人は、ご一読ください。
Contents
まずはレンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いについて確認しておきましょう。
レンタルオフィスとは、契約者専用の個室と、他の利用者との共有スペースを有しているオフィスです。
個人で賃貸オフィスを借りると、物件探しや契約、内装工事、備品・家具の購入、ネットワークの接続など、仕事環境を整えるだけでもかなりのお金と時間がかかります。しかし、レンタルオフィスにはデスクやチェア、空調、インターネット回線、受付、会議室、カフェスペース、複合機といった設備・備品があらかじめ整えられています。さらに、フリーアドレスではないので、周囲の視線を気にせず集中して仕事に取り組めます。
レンタルオフィスの中には、共有スペースのみ利用可能なコワーキングプランを設けているオフィスもあり、コワーキングプランでも登記可能な場合もあります。オフィスを利用しながらも登記用の住所も欲しいという方に適している使い方です。オフィスによっては追加料金がかかる場合もあるので、確認が必要です。
利用方法は年契約・月契約などさまざまですが、出費や時間を抑えつつ自分のオフィスを構えることができます。
対して、バーチャルオフィスとは、オフィスとして最低限の機能のみをレンタルできるサービスを指します。
物理的にオフィスがあるわけではない、バーチャル（仮想的）なオフィスです。
バーチャルオフィスは、主に住所を借りる用途で使われます。
たとえば、法人登記や問い合わせ先として自宅の住所を使いたくないという場合に、バーチャルオフィスの住所を利用することができます。
一般的な賃貸住宅は登記には許可が必要で、基本許可されないことがほとんどです。
そのため、一般的にレンタルオフィスとバーチャルオフィスでは、法人登記できるサービスが提供されています。
ただし、登記ができるのは、オフィス側が許可をしている場合に限られます。
ここからは、レンタルオフィス・バーチャルオフィスで起業・登記をするときのポイントや注意点をまとめて紹介します。
最初は、レンタルオフィス・バーチャルオフィスの住所を登記に使用して良いかを確認します。
バーチャルオフィスは主に住所を借りるサービスなので心配はありませんが、レンタルオフィスの場合は稀に「登記不可」としているところがあります。
また、レンタルオフィスの場合、登記に住所を使用するためには追加料金がかかったり、プランの変更が必要だったりすることもあります。
レンタルオフィスの利用を考えている場合は、契約前に登記の可否について確認しておきましょう。
開業したい業種によっては、レンタルオフィスやバーチャルオフィスの住所を使用できない、または一定の条件を満たしたオフィスを契約する必要があるため要注意です。
たとえば、下記の業種であれば、許認可を受けるために実体のあるオフィスが必要です。
・人材派遣業
・有料職業紹介業
・士業
・建設業
・不動産業
・探偵業
・古物商
レンタルオフィスで開業できる業種もありますが、業種によって様々な事務所要件が設けられているため、すべてのレンタルオフィスを利用できるわけではありません。
【許認可取得の可否】
たとえば、人材派遣業であれば、「個室やパーテーションで区分されたスペースがある」「求職者同士が同室にならずに職業紹介を行える」などの事務所要件が存在します。不動産業であれば、「ビルの入り口から他社のスペースを通らず、自社スペースに到着できる」「自社スペースを24時間365日使える」などの要件があります。
レンタルオフィスで登記できる業種であっても、許認可を受けられなければ営業できません。業の許可を取得できる条件を良く調べてから、オフィス選びを始めましょう。
レンタルオフィス・バーチャルオフィスの住所を使えば、事業用の銀行口座の開設も可能です。
銀行によって審査基準が異なりますが、基本的にはレンタルオフィスだからといってマイナスな影響はほぼありません。
ただし、近年、マネーロンダリングや詐欺などの犯罪行為にバーチャルオフィスの住所が使用されるケースが発生しています。
そのため、金融機関の口座開設自体が簡単にできなくなっています。口座開設をする予定なら、信用度が高い大手のオフィスを利用するのがおすすめです。
つづいては、レンタルオフィス・バーチャルオフィスに共通していえるメリット・デメリットをみていきましょう。
レンタルオフィスやバーチャルオフィスは、都心部の好立地にあります。
好立地の住所に本社を設けることで、クライアントや金融機関からの信用を高める効果があります。
賃貸オフィスを借りるとかなりの資金が必要になりますが、レンタルオフィスやバーチャルオフィスであればスタートアップ企業や一人会社でも信用性の高い住所を使うことができます。問い合わせや契約にも好影響を与えるでしょう。
レンタルオフィスにもよりますが、一般的に初期費用には入会金（契約金）・初月賃料・共益費、場合によっては敷金がかかります。
レンタルオフィスの賃料は、1名用オフィスなら3～6万円が相場。
入会金は賃料の1,2ヶ月分のところが多いので、一人会社であれば10万円程度でオフィスを構えることができます。
バーチャルオフィスであれば、実体のオフィスがないため、月額料金は1,000～1万円ほど。5,000～1万円程度の入会金を支払っても、初期費用は最低限です。
一方で、賃貸オフィスの場合、相場1～2万円/坪の賃料、賃料6～12ヶ月分の敷金・礼金、10～30万円/坪の内装工事費用がおおよそ必要となります。
4坪程度の小さな部屋でも初期費用だけで数十万円かかるでしょう。
また退去時には、原状回復費用がかかるため、敷金はほぼ返ってきません。
レンタルオフィス・バーチャルオフィスを利用すれば、オフィス維持にかかるコストを最小限に抑えることができます。
オフィスの維持には、水道光熱費や通信費、清掃費、警備費、人件費といった維持管理費用がかかります。
賃貸オフィスであれば維持管理費用のほか、賃料や共益費も必要なのでかなりの負担です。
しかし、レンタルオフィスであれば維持管理費用が利用料金に含まれており、施設の契約者全員で負担する形となるため、1人にかかる負担はそう大きくありません。
バーチャルオフィスは実体のないオフィスなので、さらにその負担は軽くなります。
レンタルオフィスもバーチャルオフィスも年契約・月契約ができるので、毎月の出費を計算・管理しやすいメリットがあります。
冷暖房を使用しても、オフィスの家具や設備にトラブルが発生しても、オフィス維持にかかるランニングコストはほぼ一定です。
賃貸オフィスであれば、空調の使用量や設備・備品の故障・買い替えによって、維持費用は変動します。
レンタルオフィスやバーチャルオフィスを利用して、毎月出ていくお金を定額にできると、お金のやり繰りもしやすくなるでしょう。
レンタルオフィス・バーチャルオフィスでは、事業を運営するのに必要なオフィスインフラやオプションサービスを利用することができます。
一人会社や従業員数が少ない会社でも、インフラが整っていれば契約後すぐに事業を開始することが可能です。
さらに、代行サービスを使えば雑務の負担が減り、コア業務に専念しやすくなるでしょう。
オプションとして追加できるのは、秘書代行・電話代行・受付代行・事務代行といった各種代行サービス、郵便物の受取・転送サービスなどです。
先述の通り、レンタルオフィスやバーチャルオフィスは、一等地や交通のアクセスが良いエリア、同業他社が集まるエリアなど好立地な場所にあります。
法人登記したオフィスの住所をWebサイトや名刺に記載すれば、エリアのブランド力を事業に生かすことができます。
また、駅から近いと、「取引相手が訪問しやすい」「従業員が通勤・営業しやすい」などのメリットも。
好立地の賃貸オフィスはかなり高額なので、立地の良さを活用しやすいのは、起業したての会社にとって大きなメリットといえるでしょう。
レンタルオフィス・バーチャルオフィスの住所で法人登記をすることで、自宅住所の開示を避けることができます。
法人になれば、個人事業主よりも社会的信用が高まります。
しかし、法人登記をするためには、どうしても住所を記載しなければなりません。
自宅の住所は、できるだけ公にしたくない個人情報であり、法人登記で住所を開示することに抵抗がある方も多いでしょう。
その点、レンタルオフィス・バーチャルオフィスを利用すると、プライバシーを守りつつ、社会的信用を高めることができます。
レンタルオフィスにもバーチャルオフィスにも利用者が使える便利なサービスが提供されていますが、そのサービス内容は各オフィスによって異なります。
そのため、自身が求めるサービスが提供されているのか、利用に条件はあるのかについて、よく調べたうえで契約する必要があります。
なかには、無料のドリンクバーの設置、モニターやノートパソコンの貸出などサービスも様々。
すみずみまで清掃が行き届いているのか、セキュリティは信頼できるものなのか、立地や料金、使用頻度、雰囲気などによって、自身が求めるオフィスをしっかり選びましょう。
レンタルオフィスもバーチャルオフィスも提供された環境を利用するサービスです。
そのため、賃貸オフィスのように自社の特色を出した内装やルールを採用することはできません。
取引先や事業関係者をオフィスに招いたときに、イメージの違いや不信感につながることも考えられます。
オフィスを選ぶときは、一度内覧し、自社のイメージにマッチしているかオフィス内の雰囲気や清潔感、利便性などを確認しましょう。
レンタルオフィスには、バーチャルオフィスにはない魅力があります。ここからは、レンタルオフィスならではのメリット・デメリットをお伝えします。
レンタルオフィスならオフィスの維持管理はオフィス事業者側が行います。
自身が手配しなくても、共有スペースの清掃や備品の補充、空調の整備、通信環境の維持など常に仕事ができる状態が保たれるのです。
たとえオフィスの運営や設備にトラブルが発生しても、自身で対応する必要はありません。
バーチャルオフィスであれば、普段の業務スペースは別途必要になります。
自宅で作業する場合、オフィス維持と同様の雑務が生まれます。
レンタルオフィスを利用すれば、オフィスの維持管理に時間と手間を取られることなく、仕事に集中できるでしょう。
一部のレンタルオフィスでは、広さの異なる個室が用意されており、従業員が増えても大きな個室に移動し事業を続けることができます。
反対に従業員が減れば、小さな個室に移動できます。柔軟にオフィスの規模を替えられることは、起業したての会社にとって大きなメリットでしょう。
賃貸オフィスの場合、途中解約すると違約金がかかるため、簡単には移転できません。
また、バーチャルオフィスの場合、従業員が増えると、あらためて業務スペースを確保しなければなりません。
一方レンタルオフィスであれば、無駄なお金や手間をかけず、スムーズに移転ができるでしょう。
ほとんどのレンタルオフィスでは、個室のほかに、コワーキングスペースやカフェブースなどオープンスペースが併設されています。
他起業の利用者と接する機会も少なくないため、情報収集や意見交換ができ、あらたなビジネスチャンスが生まれる可能性があります。
レンタルオフィスのなかには、セミナーや交流会を開催しているところも。
イベントを上手に使えば、経営における悩みの相談や人脈づくりも可能です。
レンタルオフィスを利用するときに気を付けたいのがセキュリティです。
レンタルオフィスには個室があるので、オープンスペースで作業するコワーキングスペースよりは安心ですが、近くに他の利用者がいることに変わりはありません。
よって、入退室管理システムや有人受付で人の出入りを管理しているなど、セキュリティに力を入れているオフィスを選びましょう。
オープンスペースでは、機密性の高い業務をしたり資料を持っていったりしないよう気を付けてください。
また、個室であっても電話やWeb会議の音が漏れる可能性があるので、防音性の高さも重要です。
もちろん、バーチャルオフィスにもメリット・デメリットがあります。
人によっては、レンタルオフィスよりもバーチャルオフィスが適している場合もあるので、確認していきましょう。
バーチャルオフィスは、必要書類を揃えて申請すれば、最短で即日で利用できます。法人登記のために住所が必要な場合も、すぐに利用が可能です。
賃貸オフィス場合、入居まで1～2ヶ月はかかります。レンタルオフィスへの入居でも審査があり、一般的には5～7日程度の審査期間が必要となります。審査に要する日数はオフィスによって異なりますが、バーチャルオフィスはスピーディーに利用が開始できるでしょう。
先述の通り、バーチャルオフィスでは、一部の業種について営業をするための許認可が取れません。
そのため、開業できる業種が限られる点は、バーチャルオフィスのデメリットといえるでしょう。
許認可を受けずに事業を行うと法律違反で罰則が科されます。
許認可を取り直しても、信用が落ちてしまい、事業が失敗に終わることも考えられます。事業を成功させるためにも、法令はかならず遵守しましょう。
レンタルオフィスとバーチャルオフィスは、それぞれにメリット・デメリットがあるため、オフィスを構える目的や状況に応じて選択するのがよいでしょう。
【レンタルオフィスに向いている人】
・自宅外に業務スペースが欲しい人
・実態のあるオフィスを構える必要がある人
・他のビジネスパーソンと交流したい人/人脈を作りたい人
【バーチャルオフィスに向いている人】
・法人として最低限の機能・信用が欲しい人
・営業許可が不要な業種の人
・できるだけコストを抑えたい人
法人登記の住所変更にかかる費用は、同法務局の管轄内の移転で3万円、管轄外への移転で6万円と決して安くはありません。
書類を揃えて申請し、変更後は市区町村や税務署、年金事務所など各方面で変更の届出が必要です。
住所変更には手間もお金もかかるため、どのように事業を運営していくかよく考えて、長く使える住所を選ぶことをおすすめします。
レンタルオフィスやバーチャルオフィスを使ってスムーズに起業を！
本記事は、法人登記にレンタルオフィスやバーチャルオフィスの住所を用いるときに知っておきたい情報をまとめてお伝えしました。
レンタルオフィスもバーチャルオフィスも、費用を抑えてオフィス機能を利用できる便利なサービスです。
賃貸オフィスを借りるよりも、低価格でスピーディーな起業が可能です。
ただし、オフィスによって提供されているサービスに大きく差があり、なかにはレンタルオフィスやバーチャルオフィスでは起業できない業種も存在します。
よく調べたうえで、自身に合うオフィスを選びましょう。
