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フリーランスやリモートワーカーが増えたことから、シェアオフィスの需要が高まっています。個人利用をしたいと考えている人も多いのではないでしょうか。シェアオフィスは、法人が契約することも個人で契約することも可能です。本記事では、シェアオフィスを個人利用するメリットやオフィスの選び方のポイントを紹介します。シェアオフィスを利用したい人が知っておきたい情報をまとめました。
Contents
シェアオフィスは個人利用ができます。自宅では家族がいて集中できないことが多く、カフェや図書館などオープンな場所は情報漏洩のリスクがあるため、シェアオフィスの個人利用はむしろおすすめといえます。
個人事業主であれば開業届、法人であれば法人登記に記載する住所として自宅を使うと、プライバシーの問題が出てきます。多くのシェアオフィスでは、オフィスの住所貸出サービスを利用できます。
シェアオフィスの個人利用には、仕事場の確保や住所の利用以外にも多くのメリットがあります。ここからは、個人でシェアオフィスを利用するメリットを5つ紹介します。
➀仕事スイッチに切り替えやすい
シェアオフィスで仕事をすることで、仕事モードへのスイッチを入れやすく、業務効率や生産性の向上につながります。
自宅でも仕事はできますが、周りに家族がいたり趣味のアイテムが周りにあったりと集中できないことも多いものです。シェアオフィスでは周囲の人も仕事をしており、気が散る要素が少ないため、仕事に集中しやすい環境が整っているといえます。
②気分や業務内容に合わせて席を変えることができる
少し周囲の作業音が聞こえるオープンスペースや、静かに集中したいときには個室ブースを利用できます。シェアオフィスによっても雰囲気や利用できるデスク・チェアが異なるため、自分に合うシェアオフィスを利用するのがポイントです。
③他の利用者と交流できる
シェアオフィスでは、利用者同士の交流の場を設けているところもあります。他業種・同業者問わず幅広い人と交流する機会を得られます。シェアオフィスは、ワークスペースだけでなく、休憩スペースやカフェブースも共有です。利用していくなかで、自然と会話が生まれやすい環境にあります。利用頻度が高い人であれば、顔なじみの利用者ができることもあるでしょう。ビジネスにおいて人脈は大きな強みとなります。とくにフリーランスや今後独立を考えている方にとっては、情報収集やビジネスチャンスの創出という意味でも魅力的です。
④初期費用を抑えて仕事の拠点を持つことができる
シェアオフィスの利用では、賃貸オフィスを借りるよりも大幅に初期費用を抑えることができます。
賃貸オフィスを借りるとなると、敷金礼金や仲介手数料、数か月分の前賃料、共益費、火災保険料、保証会社への委託料などがかかるため、個人利用する場合でもかなりの金額になります。
一方でシェアオフィスは、賃貸オフィスでかかる費用項目は一般的に入会費または利用料に含まれています。シェアオフィスによりますが、2万〜10万円程度あれば整った仕事環境を手に入れることができます。また利用したいサービスはオプションとして付けることができ、必要がないサービスを省いて出費を抑えることも可能です。
⑤基本的なオフィス機能が担保されている
シェアオフィスには、ビジネスオフィスとしての機能がすべて揃っています。他の利用者と共有とはいえ最低限のオフィス機能があり仕事のサポートを受けられるため、従業員がいない一人会社の社長や個人事業主でも、整った環境を手頃な金額で簡単に用意することができます。
オフィスにもよりますが、多くのオフィスで下記のような機能が設けられています。
・会議室
・ラウンジ
・複合機（コピー／スキャン）
・休憩/カフェブース
・ネットワーク回線
・貸しロッカー
・住所利用
・ポスト利用
・来客対応
・秘書代行
・電話転送
・ガジェットや文具の貸出
シェアオフィスの利用を考えるうえで、コワーキングスペース・バーチャルオフィスとの違いについては把握しておきたいところです。人によってはシェアオフィスではなくその他のオフィス形態のほうが向いている場合もあるため、それぞれ特徴を確認していきましょう。
コワーキングスペース
コワーキングスペースとは、オープンスペースを中心としたオフィス形態です。基本的にフリーアドレス制で、気分や業務内容に合わせて席を変えることができます。レンタルオフィス／シェアオフィスと同様に、基本的なオフィス機能が用意されており、業務をサポートできるサービスも提供されています。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスとは、仮想（＝バーチャル）的なオフィスを指し、原則として物理的なオフィスは存在しません。そのため、主に登記や郵便物の受け取りなど住所の使用に用いられます。最小限のサービスがあり利用料金をしっかりと抑えられるため、個人利用に向いています。
ただし、バーチャルオフィスのなかにも、実際にオフィスを構えてワークスペースや会議室のレンタルを行っているところもあります。利用頻度が高い場合はその他のオフィスのほうが使いやすいため、普段使う仕事場はあるが時たま打ち合わせや会議スぺースが必要になるという人におすすめ。
シェアオフィスの利用料金は、立地・料金プラン・追加するサービス・利用頻度などによって大きく差が出ます。1名利用の場合、
そのほか朝だけ・夜だけ・週末だけプランや、最低限の機能・サービスのみ提供しているオフィスもあり、相場よりも低価格で限定的な使い方が可能です。反対に一等地にあるオフィスやオフィス環境・機能が充実しているハイグレードなシェアオフィスであれば、利用料金は相場よりも高くなります。
シェアオフィスを個人利用する場合は、下記の6点について注目してオフィス選びをしてください。
・利用頻度に合う料金形態を選べるか
・自宅から通いやすい立地にあるか
・設備・サービスが充実しているか
・セキュリティ対策がしっかりとされているか
・働く時間と利用できる時間がマッチしているか
・他の店舗が利用できるか
どのように使う予定なのかによっても、向いているシェアオフィスが違ってくるため、個人利用の目的や頻度も考慮しながら選びましょう。
➀利用頻度に合う料金形態を選べるか
シェアオフィスの料金プランは、利用した分だけ料金が可算される「従量課金制＝ドロップイン」と、一定期間について定額料金を支払う「定額課金制」の2種類があります。シェアオフィスは、人によって利用頻度や時間が大きく違うため、自身の使い方に合った料金形態を選べるのか確認することが重要です。
たとえば、会社員で土日だけシェアオフィスを使いたいという場合は、時間利用または、週末定額プランが向いています。反対に、フリーランスでシェアオフィスを拠点に仕事をしたいという人は、月額・年額プランがよいでしょう。
②自宅から通いやすい立地にあるか
通いやすさも個人利用するシェアオフィス選びでは重要です。自宅からのアクセスが悪いと、通勤を億劫に感じ、せっかく契約していても利用頻度が落ちてしまいます。
電車やバスを利用する必要がある場合は、駅・バス停からの距離をよく確認しましょう。駅から近いと、取引先や顧客も呼びやすく便利です。駅近で好立地なオフィスであれば、スムーズな通勤のほか社会的信用の獲得にも効果的です。
車で通うという場合は、周囲に駐車場があるのか、いくらで停められるのかを確認しておかないと駐車にお金がかかり過ぎる可能性もあります。
③設備・サービスが充実しているか
業務に必要な設備や利用したいサービスがあるかも重要なポイントです。
たとえば、「法人登記したい」「開業届に自宅住所を書きたくない」という場合は、住所利用が可能なオフィスを選ぶ必要があります。多くのシェアオフィスで可能ですが、デフォルトで利用できるところもあれば、オプションとして追加料金が必要なところもあるため注意が必要です。
そのほか毎日利用する人なら、フリードリンクやガジェット・備品貸出サービスがあると細々とした出費を抑えられます。郵便物受取・転送サービスがあれば、仕事に必要な備品や商品を直接シェアオフィスに送ったり、自宅に転送したりすることができます。一人会社や個人事業主であれば、受付対応・電話対応・秘書代行があると雑務の負担軽減が可能です。
シェアオフィスによって提供されているサービスが異なるため、自身が必要な設備・サービスがあるのか確認しましょう。
④セキュリティ対策がしっかりとされているか
シェアオフィスには多くの人が出入りするため、セキュリティ対策は重要な確認ポイントです。
防犯カメラや入退室管理システムの導入、ネットワークのアクセス権限対策、パスワード設定が可能な複合機の設置など、セキュリティ対策がどのくらいなされているのかを確認してください。
⑤働く時間と利用できる時間がマッチしているか
利用可能時間もシェアオフィスごとに異なります。自分が仕事をする時間帯に利用できるオフィスを選びましょう。
夜型の人や海外と取引がある人であれば、深夜・早朝に仕事をすることもあるでしょう。そんな方は24時間利用可能なシェアオフィスを選ぶようにしましょう。そのほか、出社前のみ・退社後のみに利用したいのであれば、24時間ではなくとも利用時間が制限されたオフィスでも十分かもしれません。
⑥他の拠点が利用できるか
出張や顧客訪問がある場合は、他の拠点が使えると便利です。全国にシェアオフィスを開設している運営会社を選べば、出張や顧客訪問だけでなく旅行先で急きょ取引先から連絡が来ても、対応することができます。なかには海外に拠点を持っている運営会社もあります。
自身の働き方・働く場所から、必要であれば他のビジネス拠点の有無もオフィス選びのポイントとなるでしょう。
シェアオフィスは初期費用を抑えつつ手軽に整備された仕事環境を利用できるため、個人利用に向いているサービスといえます。
シェアオフィスの設備・サービス・雰囲気はオフィスによって異なるため、契約前に一度内覧しておくことをおすすめします。内覧時には、セキュリティシステムが機能しているか、室内が清潔に保たれているか、利用者同士の関わり方などについて見ておくとよいでしょう。
評価が良いシェアオフィスでも自分に合わないこともあるため、シェアオフィス選びは慎重に進めることをおすすめします。
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